Selon une étude réalisée par MyRHLine et Beedeez, la formation est considérée comme une réponse valable à la stratégie de l’entreprise pour 51% des RH. Malgré tout, son impact reste encore difficile à évaluer.
Alors, comment évaluer concrètement l’impact de vos formations sur la performance de vos collaborateurs ? Nous avons analysé pour vous différents indicateurs clés de performance (KPIs) pour vos prochaines formations professionnelles !
La formation en entreprise : un levier stratégique pour votre entreprise
L’essor de la formation professionnelle
Le monde économique actuel évolue à vitesse grand V. Chaque jour, des technologies et de nouveaux métiers apparaissent. L’enjeu pour les entreprises est donc de se former de plus en plus rapidement pour rester compétitif.
Pour suivre le rythme, les entreprises allouent des budgets importants à la formation professionnelle. Elles investissent pour la plupart dans des systèmes de gestion de l’apprentissage (LMS) pour faciliter la création de contenus et la mise en relation des acteurs de la formation. Ces outils permettent un accès aux matériels de formation depuis n’importe quel support et à n’importe quel moment (mobile learning).
Aujourd’hui, il existe deux types de formations en entreprise :
- les formations obligatoires et nécessaires : généralement liées à la sécurité ou à la conformité, elles doivent être suivies par tous les employés, sans exception.
- les formations non obligatoires : toutes les autres formations en rapport avec des compétences ou des métiers précis, qui doivent être suivies par les collaborateurs concernés.
Les types de formations à mettre en place sont déterminées selon la stratégie globale et RH de l’entreprise. Elles diffèrent d’une entreprise à l’autre.
Le rôle des RH dans l'élaboration et le suivi des plans de formation
Les acteurs des ressources humaines ont un rôle déterminant à jouer dans l’élaboration et le suivi des plans de formation. En effet, la formation doit s’intégrer dans la stratégie RH générale de l’entreprise, et répondre à des objectifs bien précis. Pour élaborer un plan de formation efficace, les dirigeants et les responsables RH doivent :
- Identifier les besoins stratégiques de l’entreprise
- Recenser les besoins internes des collaborateurs
- Établir le budget alloué à la formation
- Choisir les sujets pédagogiques et finaliser le plan de formation
- Suivre et évaluer les actions de formations
C’est sur ce dernier point que le choix des indicateurs à suivre sera essentiel.
L’importance du suivi des KPIs pour vos formations d’entreprise
Les indicateurs clés de performance (ou “KPIs” pour “Key Performance Indicators”) sont des métriques à suivre pour vérifier l’efficacité d’un projet. Ici, nous allons donc suivre le bon déroulé de votre plan de développement des compétences.
Pour déterminer l’efficacité de ce plan, il vous faut choisir en premier lieu un objectif SMART à atteindre :
- Spécifique
- Mesurable
- Atteignable
- Réaliste
- Temporel
Par exemple, au lieu de fixer l’objectif “Former les équipes sur notre nouvel outil CRM”, choisissez plutôt “Former 100% des équipes de vente à notre nouvel outil CRM avant juin 2025”.
Le choix des KPIs à suivre va donc varier selon l’objectif que vous allez vous fixer. Deux entreprises avec différents objectifs ne suivront pas forcément les mêmes indicateurs.
Les indicateurs clés de performance de la formation
Pour suivre l’évolution et l’efficacité de votre formation, il existe plusieurs types de KPIs : les indicateurs de suivi, de résultats, de coût, de qualité… Nous avons fait un petit tour d’horizon de tous les indicateurs que vous pouvez suivre pour votre propre programme de formation.
Indicateurs descriptifs et de suivi
- taux d'accès et de participation aux formations
= nombre de salariés ayant suivi une formation / nombre de salariés total
Cet indicateur est très intéressant et donne des informations sur deux éléments : l’accès à la formation de vos équipes en fonction de leur rôle ou de leur CSP ; et l’engagement de l’entreprise dans le développement des compétences de ses collaborateurs.
En France, en 2020, 61% des salariés d’entreprises de plus de 1000 salariés avait suivi un stage ou des cours pendant l’année.
- nombre d'heures de formation par collaborateur
= nombre d’heures de formation / nombre de salariés total
Le nombre d’heures de formation suivies par chacun de vos salariés est un bon indicateur de l’engagement de votre entreprise dans la formation de ses équipes.
- durée moyenne des formations
= nombre d’heures de formation / nombre de formations suivies
Une formation peut durer 2 minutes, comme 3 jours ! Il est donc intéressant d’observer cet indicateur pour vous rendre compte de la durée moyenne de vos formations. Aujourd’hui, et avec l’essor du format “mobile”, la tendance est au format plus court (microlearning).
- taux de remplissage des formations en présentiel
= nombre de salariés participants à la formation / nombre de places totales
En calculant cet indicateur, vous vous rendrez compte de l’attractivité des formations proposées. Cela montre que les modules répondent effectivement aux besoins de vos salariés. En optimisant cet indicateur, vous éviterez des coûts et du temps perdu.
Indicateurs d’efficacité et de résultats
- taux de complétion des formations
= nombre de formations terminées / nombre de formations totales
Cet indicateur vous donnera un aperçu de l’attractivité et de l’engagement de vos apprenants lors de vos formations. Pour améliorer ce résultat, n’hésitez pas à rendre vos modules plus ludiques et à intégrer gamification mechanisms (courses, badges, games...). From this indicator, you can also calculate the dropout rate for your courses.
Be careful, however, this KPI means that you are able to transmit all the information you want to your teams, not that they remember it!
- average completion time
As for the completion rate, the average completion time indicator gives you a vision of the effectiveness of your training materials, not of the results on employee learning.
- Time to Learn
= duration between the request and the training (in days)
This is the time it takes for the company to create a training course, once the request has been made by the learner. In companies, in France, this indicator is on average 3 months.
- satisfaction rate
The satisfaction rate is measured by asking the question directly to trained employees. Many methods exist, but generally a questionnaire is sent during or at the end of training. However, be careful to send this evaluation quickly after the end of the training! The longer you wait, the more respondents will no longer remember how they felt.
- certification success rate
Very easy to measure, these are the results obtained at the time of certification of your training. If the rate is high, it means that the concepts are correctly integrated by as many employees as possible. If, on the contrary, it is weak, perhaps it is necessary to review the content or the order of the contents.
Training costs and investments
- investment in training per employee
= total investment in training/total number of employees
This KPI is a good way to measure the company's effort in training its employees. Moreover, it is much more interesting than the overall investment amount. Investing €100,000 in training for a company with 10 employees or for a company with 100 employees does not mean the same thing.
- financial participation rate (TPF)
= total investment in training/payroll
The calculation of this KPI shows the employer's contribution to the training of its teams. It must be 0.55% for businesses with 10 employees or less, and 1% for others.
Of course, this is a non-exhaustive list of all the indicators to follow for your training courses. The KPIs you choose to observe should depend on your overall goals and HR strategy.
